Un’azienda del settore della moda, con sedi sparse in tutto il mondo, ci ha chiesto di supportarla in un complesso progetto di digitalizzazione e automazione nell’ambito della gestione documentale.
L’azienda, infatti, aveva problemi nell’organizzazione di contratti, fatture, DDT e altri documenti di contabilità.

Il ritmo sostenuto dei documenti in arrivo da elaborare, il numero dei clienti in crescita e la varietà dei documenti, rendevano difficile integrare correttamente e con semplicità i documenti nel database aziendale.
L’acquisizione richiedeva molti passaggi manuali e i tentativi di digitalizzazione effettuati precedentemente erano caduti a vuoto, non riuscendo a garantire la manipolabilità dei dati acquisiti.

Si presentavano, inoltre, altri due problemi: i documenti ricevuti dai vari fornitori e rivenditori commerciali risultavano molto eterogenei in termini di formattazione; e ogni documento, poi, necessitava di essere rivisto e revisionato, prima di essere immesso nel database aziendale, per garantire la correttezza dei dati immagazzinati e la validità del documento stesso.

La mancanza di un sistema automatizzato efficace rallentava l'intero processo di gestione documentale: l’architettura amministrativa risultava poco snella (e anzi, molto appesantita) - e tutti i flussi di lavoro coinvolti erano lenti e farraginosi, andando a influire negativamente sull'efficienza operativa generale e sulla capacità dell'azienda di rispondere tempestivamente alle esigenze del mercato.

Così, dopo un primo confronto, l'azienda ha deciso di intraprendere con noi un percorso di rinnovamento di lungo periodo: aggiornare i propri processi di gestione documentale, affidandosi a software potenziati dall’agilità dell’Intelligenza Artificiale.

Come prima cosa, siamo intervenuti alla radice del problema, con lo sviluppo di una soluzione che riuscisse ad acquisire e standardizzare automaticamente i documenti dell’impresa: un sistema che garantisse la conformità di ogni documento ai requisiti interni e che facilitasse l’estrapolazione, la rielaborazione e il successivo recupero dei dati.

Per raggiungere il risultato, i nostri ingegneri hanno sviluppato un software che ruota intorno all’ibridazione tra un Large Language Model (LLM) e alcuni algoritmi di automazione più classici.
Da una parte, infatti, un microservizio raccoglie il documento e ne fa una prima rielaborazione; dall’altra il LLM, integrato con alcuni algoritmi di Natural Language Processing (NLP), si occupa di interpretare il contenuto dei documenti, estrapolare le informazioni racchiusevi e di riorganizzarle, in modo coerente e codificato, dentro dei template standard.

La soluzione, inoltre, prevede la classificazione automatica dei documenti riformattati. Per garantire, non solo grande rapidità, ma anche intuitività e immediatezza nella gestione dei documenti.
In questo modo, tutti i documenti vengono standardizzati e adeguati ai criteri del nostro partner - e i dati, arricchiti e strutturati, sono da subito a disposizione dell’azienda, automaticamente acquisiti nei database aziendali.

Conclusa la prima fase, quindi, il team si è dedicato allo sviluppo di una soluzione per validare e correggere le informazioni contenute nei testi.
Anche in questo caso abbiamo fatto ricorso ad algoritmi di NLP, in questo caso però combinati con algoritmi di Anomaly Detection. L’unione tra le tecniche di Machine Learning ha reso infatti possibile integrare, nel software di gestione documentale, un sistema di correzione automatica degli errori.

Il sistema è in grado di identificare errori di inserimento, informazioni mancanti o dati fuori dalla norma e riesce a correggere gli errori (laddove possibile) prima dell’acquisizione nella banca dati. Qualora l’errore non risulti correggibile - o necessiti di revisione umana - provvede invece a segnalarne la presenza al referente di turno.

Nel complesso, questa soluzione ha permesso di automatizzare quasi completamente la gestione documentale del nostro partner: è stato semplificato e velocizzato il processo di acquisizione, verifica e organizzazione dei documenti; si sono migliorate l’organizzazione e la gestione del capitale informativo dell’azienda; è stata incrementata sensibilmente la produttività dei dipendenti, grazie alla semplificazione delle pratiche amministrative.